Conceptos a tener en cuenta

¿Qué es una solicitud de pago?

Cada solicitud de pago, también conocida como Movimiento o Transacción, es la unidad mínima dentro del sistema que representa un intento de pago.

Anatomía de una solicitud de pago Atributos clave, interacciones

El pago ya se realizó. Ahora, ¿Qué sucede?

Cuando un cliente efectúa un pago en Helipagos, la Solicitud de Pago (SP) pasará a cambiar su estado a PROCESADA. Sin embargo, el tiempo y el método de procesamiento dependen del medio de pago utilizado:

• Pagos automáticos (Tarjeta, QR, Debin): El sistema verifica la existencia de una transacción válida con un código de autorización íntegro. Si todo está en orden, la SP pasa de GENERADA a PROCESADA de inmediato.

• Pagos manuales (Efectivo): Estos pueden demorar hasta 72 horas en reflejarse. Las empresas recaudadoras envían la información en un Archivo de transmisión, el cual el equipo de administración sube y valida diariamente. El sistema revisa cada SP dentro del archivo y, si todo es correcto, las procesa automáticamente.

¿Qué significa que un pago este PROCESADO?

Significa que el monto de la transacción ya fue verificado por las recaudadoras de pago y el equipo de Helipagos pudo verificar su veracidad. Esto permite que se continue con los procesos de cálculo de importes de comisión y gastos

Para más información acerca del procesamiento del pago, puedes investigar en el siguiente link:

Procesamiento de una SP Concepto, archivos de tranmisión, realización

Conciliación

El proceso de conciliación es el procedimiento mediante el cual se verifican y validan las transacciones financieras registradas en el sistema y se controlan sus gastos operativos, impuestos agregados y cualquier otro monto que deba ser reducido.

El objetivo de una conciliación es que los valores relacionados a una solicitud de pago sean validados para que los montos totales esten ajustados a los valores reales del cliente acerca de los gasos operativos, comisiones e impuestos.

Para entender mejor el proceso de conciliaciones, se recomienda leer el documento detallado sobre el proceso completo de conciliación y sus fases de entendimiento.

Conciliaciones Concepto, fases, archivos de transmisión, entre otros

Rendición

Cada día, a las 18:00 horas, se ejecuta un proceso similar a un “cierre de caja” para cada cliente. Este proceso se conoce como Rendición y su función principal es agrupar todos los movimientos con estado CONCILIADO desde las 18:00hs del día anterior hasta el presente.

Estas rendiciones permiten a los clientes y gestores del área de administración tener un control de los pagos que fueron impactados y verificados con antelación y ajustar los valores en el caso de ser erróneos dentro del sistema de Helipagos.

Cada una de las rendiciones se compone de lo siguiente:

• Un conjunto de movimientos con estado CONCILIADO (o ACREDITADO en el caso de que la rendición se sume a una liquidación, más adelante se abordan dichos conceptos).
• Una sumatoria de gastos operativos, comisiones y ajustes de todas las solicitudes de pago correspondientes.
• Un estado de rendición: GENERADA o LIQUIDADA.

Ejemplos

• Rendición 1122 (Entorno sandbox) en formato Excel: Descargar

En este proceso se contemplan:

• Gastos operativos:
  • Comisiones de tarjetas que no maneja la empresa.
  • Impuestos.
  • Manejo de capital.
• Comisiones:
  • Ingresos generados para Helipagos por el servicio ofrecido al cliente.
• Ajustes:
  • Modificaciones según cuotas u otros criterios asociados a los movimientos.

Contracargos + Rendiciones

Cuando una solicitud de pago ingresa con el estado CONTRACARGO, esta también podrá ser conciliada (pasando a manejar el estado CONTRACARGO CONCILIADO) y adjuntarse a una rendición, con la principal diferencia de pasar el monto de la solicitud de pago en valor negativo (restando de lo necesario a acreditarse).

Liquidaciones

Las liquidaciones son acciones que representan la transferencia de los montos acumulados para un cliente en un tiempo determinado hacia la cuenta bancaria del cliente.

Una liquidación es un proceso que agrupa en un tiempo periódico todas las rendiciones que no existan dentro de una liquidación y notifica al equipo de administración los montos a transferir a la cuenta bancaria del cliente.

Una vez se genera la liquidación, el equipo de administración de Helipagos tiene la responsabilidad de validar las comisiones, gastos operativos, ajustes y otros valores agregados. Esto se realiza con la finalidad de regularizar los montos y manejar correctamente las transferencias hacia los clientes.

PDF Ejemplo Carátula de una liquidación

Una vez verificada la liquidación, se realiza la transferencia de capital y la liquidación pasa al estado ACREDITADA. También, esto modifica el estado de todas y cada una de las rendiciones adjuntadas a la liquidación al estado ACREDITADA, modificando a su vez todos los estados de las solicitudes de pago anexadas a las rendiciones al valor ACREDITADO.

Funcionamiento de la Liquidación

1. Agrupación de Rendiciones: Se toman todas las rendiciones dentro del período determinado por el cliente.
2. Cálculo de Sumatorias:
   • Comisiones.
   • Gastos operativos.
3. Inclusión de Contracargos: Se agregan movimientos en los que el cliente solicitó devoluciones.
4. Aplicación de IVA.
5. Revisión Administrativa:
   • Se realiza un control sobre los puntos críticos como comisiones, gastos o agregados.
6. Transferencia de Fondos: Una vez aprobada la liquidación, administración transfiere la plata al cliente.

Contracargos

Se refiere a una reversión forzada de una transacción iniciada por el titular del medio de pago (generalmente una tarjeta de crédito o débito) a través de su banco emisor. Puede ocurrir cuando el cliente desconoce el cargo, reporta un problema con el producto o servicio, o considera que fue víctima de fraude. Cuando una transacción entra en este estado, el monto correspondiente es retenido o debitado del comercio hasta que se resuelva la disputa con la entidad financiera.

Helipagos notifica estos contracargos a los clientes y los traduce a solicitudes de pago que tendrán un importe negativo (Notificando al cliente que este monto será reducido de la liquidación)

Las solicitudes de pago seguirán el flujo general de CONCILIACIÓN y LIQUIDACION como cualquier otra solicitud de pago, teniendo dos diferencias principales:

• Los estados a utilizar para los movimientos en contracargo son distintos, siendo variantes de los originales (Ejemplo, CONTRACARGO CONCILIADO será utilizado en vez de CONCILIADO).
• Las solicitudes de pago con estado CONTRACARGO manejan importes que afectan con valor negativo a las rendiciones y liquidaciones.